Vad är PDF och varför använda det ?

(utskriftsvänlig PDF-dokument som länk nedan, kommer öppnas i nytt fönster/flik)
UA 008 - Svenska - v0.1.0 - Varför använda PDF.pdf

När ni skickar ut bifogade dokument till era kunder, eller lägger ut bifogade filer på er hemsida så är målsättningen att de kan läsa dem. Men ni kan inte vara säker på vad mottagaren har installerat på sin dator. Skickar ni ett Word-dokument så kan det vara att mottagaren inte använder Word utan har Open Office, och då kommer han inte kunna läsa det. Även om han har Word så är det möjligt att ni har skrivit i ett typsnitt som kunden inte har, eller så har han en äldre version av Word,  och då kan det se mycket konstigt ut för honom.

Vad är PDF?
För att säkerställa att alla kan läsa det ni skicka, så som ni vill det skall ses, måste ni använda ett format som ni är säkra på att mottagaren kan läsa. För att lösa detta så skapade Adobe System 1993 formatet ”Portable Document Format” (PDF). I princip så är ett PDF dokument en utskrift, men istället för papper så blir det en fil. Det innebär att det som mottagaren ser är samma som skulle kommit ut på din skrivare, vilket är det vi vill uppnå. Det är även mycket kompakt format vilket gör att filerna som skickas inte blir så stora.

Hur skapar jag PDF?
Idag är det tämligen enkelt då de flesta vanliga programvaror som Microsoft Office, Open Office etc. har inbyggd stöt att spara ner som PDF. Har ni en äldre programvara exempelvis Office 2007 så finns det ett gratispaket från Microsoft att ladda ner med funktionen ”Spara som PDF”. På många datorer går det även att skiva ut till PDF-fil.

Kan alla kunder läsa PDF?
Har kunden en förhållandevis ny dator så finns det inbyggd i både webbläsare och filhanterade, om inte så finns Acrobar Reader gratis att installera från Adobe System. Detta gäller oavsett om kunden sitter med en Windows, Mac eller något annat.

Finns det begränsningar med PDF?
Då en normal PDF är som en utskrift så går det inte för mottagaren att göra ändringar i den, men det kanske snarare skall ses som en fördel och inte en begränsning då vi oftast inte önskar kunden exempelvis ändrar i en utskickad prislista. Det finns dock möjlighet att göra avancerade PDF:er där mottagaren kan fylla i information och spara sina ändringar, detta kan vara praktiskt om man har blanketter som skall skickas tillbaka.


Som ni noterar så bifogar vi på QBRITS alltid en PDF med innehållet överst på varje hjälpsida som då är ”perfekt” formaterad och ofta även innehåller bilder.