Skapa arkivfil i Outlook 2007 (PST-fil).

(utskriftsvänlig PDF-dokument med skärmbilder som länk nedan, kommer öppnas i nytt fönster/flik)
UA 036 - Svenska - Skapa en arkivfil i Microsoft Outlook 2007 (PST).pdf

E-post är numera ett naturligt sätt att kommunicera och innehåller därför aktuellt arbetsmaterial, men även sådant som kan läggas åt sidan. Då mängden e-post har en tendens att med tiden öka kan det vara bra att ha en skalbar struktur att hanterar den.

Exakt vad som är lämpligast beror naturligtvis på er verksamhet men oftast kan det vara lämpligt att skapa mappar i er inkorg som berör ett visst område men som är avgränsat i tid, i vilka ni lägger både mottagna och skickade e-post.
Exempelvis; om ni gör stora affärer med nya kunder och har mycket e-post under affärens gång så underlättar det att allt det finns under samma inkorgsmapp. Då är det lätt att hitta det man har bestämt med den kunden. När affären är klar och allt är levererad och kunder har tystnad så kan den mappen flyttas över till ett arkiv. Genom att använda arkivfiler (PST) så minskar belastningen på er e-post, och synkningar mot exempelvis telefoner går fortare. Man bör aldrig ha för många e-poster direkt liggande i inkorgen då det segar ner och är svårt att hitta bland.

Det som ligger i en arkivfil är fortfarande tillgängligt och sökbart i Outlook.

Arkivfiler är även ett bra att mellanlagra e-post som man vill flytta mellan olika e-postsystem.

Skapa en PST-filen

  1. Gå in i menyn Verktyg (Tools) och där välj alternativet Kontoinställningar (Account Settings).

  2. Välj fliken Datafiler (Data Files) och knappen Lägg till …(Add..)

  3. Ange att vi vill skapa en Office Outlook Personal Folder File ).pst). Vilka andra val som finns beror vad annat ni har installerat på datorn. 

  4. Därefter skall ange namn och vart filen skall ligga. Tänk på att den skall ligga på ett ställe på vilket ni tar backup, då PST-filer ligger lokalt.
    Välj därför ett logiskt ställe exempelvis skapa mappen Dokument\Systemfiler, och lägg PST-filen med ett namn som beskriver innehållet då man kan ha flera PST-filer.

  5. I Nästa dialog väljer ni namnet som ni vill ha i Outlook. Har ni många PST-filer kan det vara bra att döpa dem så att de hamnar logiskt blad era E-postmappar. 
    Exempelvis ”z-Kund  Nisse Hult”.
    Ni behöver inte ange lösenord då de är er dator och det finns ingen orsak att där skydda filen.

    Ni kommer då få upp er PST-fil som ett alternativ bland era e-postmappar. Ni kan nu skapa mappar och dra in e-post från andra konton till er PST-fil. 

OBS: Som nämndes så ligger PST-filen lokalt och bör därför vara en del i vad ni gör backup av. Det är även så att när Outlook är igång så är filen låst och går inte göra backup på, se därför till att Outlook emellanåt är avstängd så att även PST-filen kan bli uppbackad. Men då PST-filer vanligtvis används som arkiv så förändras de sällan och behövs därför inte backas så ofta.